Ihre Checkliste für die einfache Planung von Familienzusammenkünften in mittlerer Größe

Ein wöchentlicher Leitfaden, der Ihrer Familie hilft, ein Familientreffen zu organisieren, an dem jeder teilnehmen möchte.

Ein Familientreffen ist eine großartige Möglichkeit, um Ihre Familie zusammenzubringen, auch wenn sie wächst und sich verändert. Es ist eine Gelegenheit, die Geschichte Ihrer Familie, die jüngsten Erfolge und Neuheiten zu feiern. Egal, ob es sich um ein Picknick im Park, ein Barbecue am Strand, ein Treffen im State Park oder ein Treffen bei jemandem zu Hause handelt, ein ordnungsgemäß geplantes Wiedersehen wird selbst die entferntesten Familienmitglieder für einen Nachmittag voller Spaß in der Sonne anziehen.

Wenn Sie ein Familientreffen für etwa 100 Personen planen, sollten Sie mit der Planung etwa sechs Monate im Voraus beginnen, damit Sie Interesse wecken und einige Abgeordnete hinzuziehen können, die Sie bei der Durchführung unterstützen. Hier ist eine Checkliste, die Ihnen und Ihrer Familie den Einstieg erleichtert!

6 Monate zuvor

Bevor eine Planung ernsthaft beginnen kann, müssen Sie festlegen, wer an einem Wiedersehen teilnehmen möchte. Senden Sie eine Familienumfrage per E-Mail, um das Interesse zu messen, eine Vorstellung davon zu bekommen, wie viele Personen teilnehmen würden, und um herauszufinden, welche Daten und Orte am besten funktionieren würden. Sie sollten auch nach dem Budget fragen, damit Sie wissen, wie viel Geld die Leute bereit sind, für die Veranstaltung auszugeben. Versuchen Sie, Bereiche für die Kosten pro Person anzugeben, damit die Leute sie leicht verstehen können. Verwenden Sie ein Online-Tool wie Survey Hero, um kostenlos eine einfache Umfrage zu erstellen und den Link mit Familienmitgliedern zu teilen. Wenn Sie die Online-Umfrage einrichten, können Sie die Antworten so organisieren, wie sie eingehen.

Jetzt ist auch die Zeit zu entscheiden, ob das Wiedersehen bei einem Familienmitglied oder an einem anderen Ort stattfinden soll. In Privathäusern abgehaltene Zusammenkünfte werden oft von der Familienmatriarchin oder dem Familienpatriarch veranstaltet, insbesondere wenn das Heim der Großmutter eine wichtige Rolle in der Familiengeschichte gespielt hat. Aufregende Weihnachtsfeiern, gelegentliche Grillabende am Labor Day und sogar Abschlussfeiern können wunderbare Gelegenheiten sein, um weit entfernte Verwandte und lang verlorene Familienmitglieder unter einem Dach zu versammeln. Wenn Ihr Platz begrenzt ist, können Sie ein Familientreffen "Tag der offenen Tür" in Betracht ziehen, bei dem die Menschen den ganzen Tag über kommen und gehen können. Egal, ob Sie das Wiedersehen veranstalten oder Oma ist, stellen Sie sicher, dass Sie Hilfe haben. Stellen Sie zuverlässige Tanten zum Kochen und begeisterte Cousins ​​zum Organisieren von Aktivitäten ein. Wenn es Ihr Budget zulässt, können Sie auch einen Caterer beauftragen, der Ihre hausgemachten Mahlzeiten ergänzt und das Getränk am Laufen hält.

Ein Familientreffen an einem anderen Ort als zu Hause eines Familienmitglieds bedeutet, dass keine Familie für alle Vorkehrungen verantwortlich ist. Aufgaben können auf erweiterte Familiengruppen verteilt werden, wodurch ein Teil der Planungslast verringert wird. Es kann auch sein, dass Sie mehr Personen unterbringen können, als bei einer anderen Person zu Hause. Und für reisende Familienmitglieder kann ein Ort mit anderen Erholungsaktivitäten es ihnen ermöglichen, das Wiedersehen in einen vollwertigen Familienurlaub zu verwandeln und so das Beste aus den ausgegebenen Reisegeldern zu machen.

5 Monate zuvor

Bitten Sie um Hilfe und stellen Sie Ihr Komitee für die Wiedervereinigungsplanung zusammen. Sie müssen zuverlässige und begeisterte Verwandte finden, die folgende Aufgaben übernehmen können:

  • Suche nach einem Ort für die Veranstaltung. Wenn Sie das Wiedersehen nicht bei einem Familienmitglied zu Hause haben, müssen Sie nach einem Ort suchen. Ihr Helfer muss nach Orten suchen, die eine Vielzahl von Interessen, Altersstufen, körperlichen Fähigkeiten und finanziellen Ressourcen berücksichtigen. Familienparks am Meer oder See sind ideal; Es gibt sowohl zu Wasser als auch zu Land Dinge zu tun - Aktivitäten, die Kinder beschäftigen, und Freizeitmöglichkeiten für Erwachsene am Strand. In vielen Feriengebieten und State Parks gibt es einen "Destination Manager", der Ihnen bei den Details Ihres Wiedersehens behilflich sein kann. Schauen Sie sich unsere Empfehlungen für 10 großartige Orte für ein Familientreffen an, um einige Ideen zu wecken.
  • Das Essen für die Veranstaltung herausfinden. Wenn Sie ein Potluck planen, muss jemand das Menü festlegen und jeder Familie Gerichte und andere Lebensmittel zuweisen. Sie müssen möglicherweise auch zusätzliche Koch- und / oder Grillmöglichkeiten vor Ort organisieren. Oder wenn Sie nicht vorhaben, alle Lebensmittel selbst zu verarbeiten, muss Ihr Helfer einen Caterer finden.
  • Dekorationen, Einladungen und Schilder. Die Beauftragung einer Person für Drucksachen trägt dazu bei, ein einheitliches Thema für die Veranstaltung zu gewährleisten.
  • Aktivitäten und Unterhaltung. Ein athletischer Verwandter könnte das Volleyballnetz übernehmen, Spiele für Kinder planen und sicherstellen, dass die Musik abgedeckt ist. Krocket, Badminton und Volleyball sind großartige Gruppenaktivitäten für draußen. Oder fordern Sie einen Cousin auf, ein Spielzimmer für Kinder einzurichten und Brettspiele und andere Aktivitäten zu planen, um die Kinder zu beschäftigen.
  • Familiengeschichte. Das Zusammenstellen eines Stammbaums ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Erbe in die Veranstaltung einzubeziehen. Sie können auch eine kleine Familienzeitung erstellen, um die jüngsten Familienereignisse, Besonderheiten und die Geschichte hervorzuheben.
  • Fotografie und / oder Video. Sie möchten dieses Ereignis für die Nachwelt aufzeichnen. Erwägen Sie, eine Online-Fotogalerie einzurichten, in der jeder nach der Veranstaltung seine Fotos freigeben kann, oder ein Konto bei einem Online-Fotobuchdienst einzurichten, bei dem Sie Foto-Andenken für Teilnehmer erstellen können.
  • Aufräumen. Fordern Sie mehrere Leute für diese massive Aufgabe!

Verwalten Sie Ihre Freiwilligen mit einem Tool wie Signup Genius, mit dem Sie Freiwillige werben und Gruppennachrichten und Aufgabenerinnerungen senden können, ohne Ihren Posteingang zu überladen.

Sie sollten auch Gespräche mit Ihrem Planungsteam über das Budget führen. Bestimmen Sie anhand des Feedbacks, das Sie von Ihrer ersten Umfrage erhalten haben, Ihr Arbeitsbudget, damit Sie die Kosten im Griff behalten können.

4 Monate zuvor

Hoffentlich hat Ihr Ausschuss ihre Hausaufgaben gemacht! Planen Sie vier Monate vor Ihrem Familientreffen, die folgenden Aufgaben zu erledigen:

  • Finalisieren Sie das Datum und den Ort. Finden Sie heraus, welche Annehmlichkeiten zur Verfügung stehen: Trinkwasser, Swimmingpool, Grillmöglichkeiten, Umkleidekabinen, Innenraum (bei Regen), Picknicktische und so weiter.
  • Besprechen Sie Themen und möglichen Zeitplan.
  • Pläne für Wiedervereinigungsbevorzugungen und Erinnerungsstücke fertigstellen. Egal, ob es sich um ein Video, eine Familiengeschichte oder T-Shirts handelt, Familienmitglieder möchten etwas, an das sie sich an diesen großartigen Anlass erinnern können. Sehen Sie, wie Sie die perfekte Begrüßungstasche für ein Familientreffen zusammenstellen. Bitten Sie ein künstlerisches Familienmitglied, ein T-Shirt, einen Hut, ein Sweatshirt oder ein anderes personalisiertes Kleidungsstück zu entwerfen. Lassen Sie das Komiteemitglied die Familiengeschichte umreißen, was für eine Stammbaumanzeige oder ein Video erforderlich ist, damit Sie bereit sind, diese Anfrage an Familienmitglieder zu richten.

3 Monate zuvor

Mit den wichtigsten Details Ihrer Veranstaltung ist es an der Zeit, das Wort offiziell zu verbreiten und die Details des Tages festzuhalten.

  • Einladungen verschicken. Sie können einen Onlinedienst wie Evite verwenden, um Einladungen zu versenden oder per E-Mail oder Post zu versenden. In jedem Fall sollten Sie Folgendes angeben:
    • Finalisierte Zeiten, Orte, Karten, Wegbeschreibungen, Kosten und ein Veranstaltungsplan.
    • Bei Bedarf eine Anmeldeoption für bestimmte Aktivitäten.
    • Aufgaben für Verwandte, die sich freiwillig gemeldet haben, um Lebensmittel oder andere Gegenstände mitzubringen.
    • Eine Anfrage für Fotos und / oder Geschichten, die Sie in die Familiengeschichte oder das Video aufnehmen möchten.
    • Geben Sie ein Antwortdatum sowie eine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Postanschrift an, auf die sie antworten können. Bitten Sie die Familienmitglieder, gegebenenfalls Angaben zu ihrer Unterkunft oder Ankunft zu machen.
  • Setzen Sie sich mit Freiwilligen in Verbindung und verteilen Sie gegebenenfalls Aufgaben.
  • Planen Sie Veranstaltungen und Aktivitäten. Sichern Sie sich bei Bedarf Fachkräfte oder Standorte für Ihre Aktivitäten. Reservieren Sie zum Beispiel ein Softballfeld oder mieten Sie Reiseleiter oder Yogalehrer. Wenn das Wiedersehen bei jemandem zu Hause sein wird, fragen Sie Verwandte oder Ihr lokales Gemeindezentrum, ob Sie Outdoor-Sportgeräte oder Spiele für das Spielzimmer ausleihen können. Erwägen Sie, im Spielzimmer einen Fernseher und einen Videorecorder oder DVD-Player sowie altersgerechte Videos zu haben, um die Kinder zu unterhalten, wenn alle eine Auszeit brauchen.
  • Kaufe Gegenstände, die du für alle Handwerksaktivitäten benötigst.
  • Planen und planen Sie Mahlzeiten.
    • Erstellen Sie eine Liste aller Mahlzeiten, die Sie zu sich nehmen oder die Sie benötigen.
    • Weisen Sie jedem Verwandten ein Lebensmittel zu. Nutzen Sie auch die kulinarischen Spezialitäten wie Tante Mays Kartoffelsalat oder Cousin Lynns Blaubeerkuchen.
    • Ein ungezwungenes Buffet ist wahrscheinlich der beste Ansatz für ein Wiedersehen zu Hause, einfach weil es Menschen erlaubt, in Schichten zu essen. Dies ist auch ideal, wenn die Anzahl der Sitzplätze begrenzt ist.
    • Wenn Sie vorhaben, einen Caterer zu beauftragen, ist es jetzt an der Zeit, diesen zu sichern. Einige Caterer kümmern sich einfach um die Küche, sorgen dafür, dass das Buffet aufgefüllt wird, und sorgen dafür, dass das Getränk fließt, damit Sie die Party genießen können.
    • Wenden Sie sich an die Restaurants, um zu erfahren, ob sie Platz für große Gruppen bieten, und reservieren Sie sie gegebenenfalls.
  • Finalisierte Zeiten, Orte, Karten, Wegbeschreibungen, Kosten und ein Veranstaltungsplan.
  • Bei Bedarf eine Anmeldeoption für bestimmte Aktivitäten.
  • Aufgaben für Verwandte, die sich freiwillig gemeldet haben, um Lebensmittel oder andere Gegenstände mitzubringen.
  • Eine Anfrage für Fotos und / oder Geschichten, die Sie in die Familiengeschichte oder das Video aufnehmen möchten.
  • Geben Sie ein Antwortdatum sowie eine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Postanschrift an, auf die sie antworten können. Bitten Sie die Familienmitglieder, gegebenenfalls Angaben zu ihrer Unterkunft oder Ankunft zu machen.
  • Erstellen Sie eine Liste aller Mahlzeiten, die Sie zu sich nehmen oder die Sie benötigen.
  • Weisen Sie jedem Verwandten ein Lebensmittel zu. Nutzen Sie auch die kulinarischen Spezialitäten wie Tante Mays Kartoffelsalat oder Cousin Lynns Blaubeerkuchen.
  • Ein ungezwungenes Buffet ist wahrscheinlich der beste Ansatz für ein Wiedersehen zu Hause, einfach weil es Menschen erlaubt, in Schichten zu essen. Dies ist auch ideal, wenn die Anzahl der Sitzplätze begrenzt ist.
  • Wenn Sie vorhaben, einen Caterer zu beauftragen, ist es jetzt an der Zeit, diesen zu sichern. Einige Caterer kümmern sich einfach um die Küche, sorgen dafür, dass das Buffet aufgefüllt wird, und sorgen dafür, dass das Getränk fließt, damit Sie die Party genießen können.
  • Wenden Sie sich an die Restaurants, um zu erfahren, ob sie Platz für große Gruppen bieten, und reservieren Sie sie gegebenenfalls.

2 Monate zuvor

Die Dinge fangen an zusammen zu kommen und der Spaß ist nahe! Bleiben Sie über diese organisatorischen Aufgaben auf dem Laufenden und Sie sind in guter Verfassung.

  • Verfolgen Sie die Teilnehmerdetails. Erstellen Sie eine Liste derjenigen, die ihre Anwesenheit bestätigt haben, wo sie sich aufhalten und wann sie ankommen. Wenn Sie zum Versenden Ihrer Einladungen ein Online-System wie Evite verwendet haben, werden die Antworten protokolliert. Behalten Sie jedoch ein Google Sheet- oder Excel-Dokument mit allen anderen Informationen bei, wenn Antworten eingehen.
  • Reservieren Sie Leihausrüstung wie ein Podium, ein Mikrofon, Tische oder Stühle.
  • Bestätigen Sie Restaurantreservierungen und geben Sie Ihren neuesten Gästeschätzwert an.
  • Letzte Einkäufe tätigen.
    • Bastelmaterial
    • Dekorationen
    • Gefälligkeiten, personalisierte T-Shirts, Einwegkameras oder andere Gegenstände, die Sie bei der Wiedervereinigung verteilen möchten.
    • Bestellen Sie Kopien der Familiengeschichte oder des Videos.
  • Bastelmaterial
  • Dekorationen
  • Gefälligkeiten, personalisierte T-Shirts, Einwegkameras oder andere Gegenstände, die Sie bei der Wiedervereinigung verteilen möchten.
  • Bestellen Sie Kopien der Familiengeschichte oder des Videos.

1 Monat vorher

Noch 30 Tage bis zur Wiedervereinigung müssen Sie lediglich die Details der Pläne bestätigen, die Sie bereits in Kraft gesetzt haben.

  • Bestätigen Sie mit Verwandten, die Lebensmittel oder andere Vorräte mitbringen.
  • Treffpunkte bestätigen.
  • Aktivitäten bestätigen.
  • Schlafplätze bestätigen.

2 Wochen vorher

Jetzt ist es an der Zeit, sich bei Freiwilligen zu melden, denen bestimmte Aufgaben zugewiesen wurden, um die Zeiten und die endgültige Anzahl der Gäste zu bestätigen.

  • Mahlzeiten
    • Wenden Sie sich bei Bedarf an Restaurants, um eine endgültige Gästezählung zu erhalten.
    • Bestellen Sie Aufschnittplatten, Kuchen oder andere Partyartikel in Ihrem örtlichen Lebensmittelgeschäft oder Bäcker.
    • Wenden Sie sich bei Bedarf mit einer endgültigen Gästezählung an den Caterer.
  • Anbieter
    • Bestätigen Sie die Details mit Ihrem Fotografen / Videofilmer
    • Bestätigen Sie die Details mit anderen Dienstleistern wie Aktivitätsleitern oder Reiseleitern
  • Dekorationen & Beschilderung
    • Kaufen Sie Last-Minute-Dekorationen und Zubehör.
    • Erstellen Sie Schilder und Banner.
  • Aufräumen
    • Freiwillige bestätigen
    • Treffen Sie Vorkehrungen, um Essensreste einem örtlichen Tierheim oder einer Speisekammer zu spenden
  • Wenden Sie sich bei Bedarf an Restaurants, um eine endgültige Gästezählung zu erhalten.
  • Bestellen Sie Aufschnittplatten, Kuchen oder andere Partyartikel in Ihrem örtlichen Lebensmittelgeschäft oder Bäcker.
  • Wenden Sie sich bei Bedarf an den Caterer, um eine endgültige Gästezählung zu erhalten.
  • Bestätigen Sie die Details mit Ihrem Fotografen / Videofilmer
  • Bestätigen Sie die Details mit anderen Dienstleistern wie Aktivitätsleitern oder Reiseleitern
  • Kaufen Sie Last-Minute-Dekorationen und Zubehör.
  • Erstellen Sie Schilder und Banner.
  • Freiwillige bestätigen
  • Treffen Sie Vorkehrungen, um Essensreste einem örtlichen Tierheim oder einer Speisekammer zu spenden

2 Tage vorher

  • Review Reunion Minutiae mit Ausschüssen.
  • Leihausrüstung wie Stühle, Tische usw. mitnehmen
  • Bereiten Sie die Restzahlungen und Trinkgelder für alle Fachkräfte vor und helfen Sie, die Sie angeheuert haben, wie den Caterer und die Kellner. Legen Sie diese in getrennten Umschlägen zusammen, damit Sie sie bei Bedarf während der gesamten Veranstaltung schnell verteilen können. Denken Sie daran, dass Sie später zusätzliche Tipps senden können, wenn deren Leistung außergewöhnlich war. Andernfalls ist ein Trinkgeld von 10 bis 15 Prozent üblich, wenn es nicht in der Gebühr enthalten ist.

Der Tag davor

  • Aufstellen und dekorieren.
  • Schlaf ein bisschen!

Nach dem Wiedersehen

Nach der Veranstaltung müssen Sie sich noch um einige Details kümmern. Innerhalb von 2 Wochen nach der Veranstaltung müssen Sie:

  • Schreiben Sie Dankesnotizen an besondere Teilnehmer, Verwandte, die Zeit und Geld gespendet haben, sowie an alle anderen Personen, die dazu beigetragen haben, dass Ihre Veranstaltung zum Erfolg wurde.
  • Laden Sie Fotos zu einem Online-Fotoservice hoch. Wenn Sie selbst Fotos gemacht haben, laden Sie Ihre Bilder auf eine Website wie Shutterfly oder Snapfish hoch. In ein paar Wochen können Sie den Link mit den Teilnehmern teilen und sie bitten, ihre Fotos zu dem von Ihnen erstellten Album hinzuzufügen, damit andere Familienmitglieder Kopien Ihrer Fotos erwerben können. Wenn Sie alle Fotos an einem Ort aufbewahren, können Sie auch ein Fotobuch erstellen, das andere bestellen können, sowie eine Erinnerung an die Veranstaltung.
  • Spenden oder verteilen Sie übrig gebliebene Gefälligkeiten , Dekorationen, Broschüren zur Familiengeschichte und so weiter.

Achten Sie innerhalb von 4 Wochen nach der Veranstaltung auf Folgendes:

  • Sprechen Sie mit dem Videofilmer und dem Fotografen , um herauszufinden, wann die Materialien zur Verteilung bereitstehen.
  • Senden Sie eine E-Mail oder ein Massenmail an alle Teilnehmer, fassen Sie die Feierlichkeiten zusammen, danken Sie ihnen für ihre Teilnahme und teilen Sie ihnen mit, wo sie Fotos, Videos oder andere Folgemaßnahmen von Ihrer Veranstaltung kaufen können.