Reunion Organizer 101

Verantwortlich für das große Event? Verpassen Sie nicht unsere Fragen und Antworten zu den häufigsten Problemen bei Familienveranstaltungen. Sie können vor, während und nach dem Wiedersehen gesund bleiben - und auch Spaß haben!

Sind Sie derjenige, der die Wiedervereinigung in die Realität umgesetzt hat? Zusammen mit der Freude, Familienmitglieder zusammenzubringen, ergeben sich mögliche stressverursachende Probleme. Nicht verzweifeln Wir haben einige großartige Tipps, um einen kühlen Kopf zu bewahren und sich vor, während und nach dem großen Ereignis zu amüsieren.

Ich versuche, ein Budget für unser Wiedersehen auszuarbeiten. Irgendwelche Richtlinien?

A. Sie sollten zunächst eine Liste aller potenziellen Ausgaben erstellen, so Edith Wagner, Herausgeberin der Zeitschrift Reunions. Fügen Sie dann 10 Prozent hinzu, um unerwartete Kosten auszugleichen. Es ist immer besser, zu überschätzen, als zum Zeitpunkt der Wiedervereinigung verkürzt zu werden. (Sie können den zusätzlichen Erlös jederzeit zurückgeben oder für das nächste Wiedersehen einzahlen.) Möglicherweise möchten Sie ein separates Girokonto eröffnen, um alle Einnahmen und Ausgaben für das Wiedersehen im Auge zu behalten. Ihre anfängliche Liste der Ausgaben könnte Folgendes umfassen: Bankkonto und Schecks; Anrufe; Porto; Drucken; Mailing Lieferungen; Einzahlungen für Hotel, Catering, Andenken und Touren; Registrierung Lieferungen; Auszeichnungen und Preise; Entertainer; Picknick Lieferungen; Vermietung (Tische, Stühle usw.); Dekorationen; Blumen; tägliche Nahrungsmittelkosten; Fotograf; Trinkgelder; Steuern; und Post-Reunion-Mailing. Richten Sie einen Haushaltsausschuss ein, der Sie bei der Erforschung all dieser Ausgaben unterstützt und sicherstellt, dass Sie jeden Cent, der kommt und geht, im Auge behalten.

F. Hilfe! Ich selbst jongliere zu viele Details. Irgendwelche Tipps?

A. Delegieren! Bilden Sie von Anfang an Freiwillige. Sie werden sich nicht nur selbst entlasten, sondern auch anderen Familienmitgliedern das Gefühl geben, gebraucht und involviert zu sein. Versuchen Sie, für jeden Job die richtige Person zu finden (z. B. ein Buchhalter als Schatzmeister; ein guter Koch, um Menüs zu planen). Ehrenamtliche Tätigkeiten umfassen:

  • Mailings
  • Geld Management
  • Standortkoordination
  • Bestellung von T-Shirts oder anderen Souvenirs
  • Dekorationen kaufen
  • Einholen und Zusammenstellen von Familienumfragen
  • Menüs organisieren und Potluck-Zuweisungen vornehmen
  • Planen von Spielen / Aktivitäten für Erwachsene und Kinder
  • Bearbeitung der Registrierung
  • Organisation von Präsentationen (Familiengeschichte, Auszeichnungen usw.)
  • Als Zeremonienmeister auftreten
  • Aufstellen und Aufräumen

Denken Sie daran, dass Sie nicht vom Haken sind, wenn alle Jobs zugewiesen sind. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Arbeiten abgeschlossen sind. Legen Sie Fristen fest und weisen Sie bei Bedarf einige Aufträge neu zu. Halten Sie die Familie in Ihren Mailings über die freiwilligen Bemühungen auf dem Laufenden und bringen Sie Ihre Wertschätzung für das große Ereignis zum Ausdruck.

Ich hatte vor ungefähr einem Jahr einen heftigen Streit mit meinem Bruder und habe seitdem nicht mehr mit ihm gesprochen. Soll ich ihn zum Wiedersehen einladen?

A. Viele (wenn nicht die meisten) Familien haben einige schwierige Beziehungen. Ein Wiedersehen kann ein guter Zeitpunkt sein, um gebrochene Bindungen zu reparieren. (Vielleicht möchten Sie versuchen, die Dinge vor dem Wiedersehen zu reparieren, oder Zeit an einem privaten Ort beiseite legen, um eine mögliche Szene zu vermeiden.) Versuchen Sie zumindest, Ihre Gefühle für ein paar Tage in die Warteschleife zu legen. In Bezug auf die Blutlinien hat Ihr Bruder das gleiche Recht, an der Wiedervereinigung teilzunehmen wie Sie. Verwandte, die nicht in Ihren Streit verwickelt sind, erwarten ihn möglicherweise. Nehmen Sie die Anhöhe: Laden Sie ihn ein und lassen Sie ihn entscheiden, ob er teilnehmen möchte oder nicht.

F. Meine Großtante Lillian ist behindert. Wie kann ich sicher sein, dass sie an unserem bevorstehenden Wiedersehen teilnehmen kann?

A. Überprüfen Sie im Voraus, ob der von Ihnen gewählte Standort über behindertengerechte Parkplätze, rollstuhlgerechten Zugang (Rampen, Aufzüge usw.) und behindertengerechte Toiletten verfügt. Stellen Sie bei Veranstaltungen im Freien sicher, dass der Platz Schatten und Schutz bietet. Bieten Sie Ihrer Tante bei der Organisation von Präsentationen einen Platz in der ersten Reihe. Weisen Sie ein Familienmitglied zu, das Ihnen bei Mahlzeiten und anderen Aktivitäten hilft.

Frage: Mein Cousin hat kürzlich seinen Job verloren und seine Familie ist finanziell angeschlagen. Wie kann ich sicherstellen, dass sie an der Wiedervereinigung teilnehmen, ohne dass mein Cousin dafür bezahlen muss?

A. Einige Familien stellen Wiedervereinigungsstipendien zur Verfügung, ein Fonds, um einige Familienmitglieder zu subventionieren, die ansonsten möglicherweise nicht teilnehmen können. Diese Gelder können gesammelt werden, indem der Registrierungsgebühr ein optionaler Zuschlag hinzugefügt wird oder indem Spendenaktionen durchgeführt werden (siehe unten). Die Namen der Empfänger sollten selbstverständlich vertraulich behandelt werden.

F. Welche Ideen für Spendenaktionen können uns dabei helfen, das Geld für Exkursionen, Bankette und andere "Extras" zu sammeln?

A. Hier einige Vorschläge:

1. Halten Sie eine 50/50-Verlosung ab, bei der der Gewinner die Hälfte des Erlöses und das Wiedersehen die andere Hälfte erhält. Sie können auch Besitzer von Familienunternehmen bitten, einige Preise für die Verlosung zu spenden.

2. Verkauf oder Verlosung von Waren und Dienstleistungen (z. B. hausgemachtes Kunsthandwerk, Backwaren, Marmeladen und Konfitüren oder ein kostenloser Zahnarztbesuch mit Cousin Mark, eine Massage von Tante Marge, Babysitting usw.).

3. Verkaufe T-Shirts, Hüte und andere Andenken. Um die Kosten zu minimieren, nehmen Sie Bestellungen vor dem Wiedersehen entgegen.

4. Versteigerung einer Familiendecke. Jedes Mitglied bereitet ein Quadrat mit einem für seine Familie wichtigen Motiv vor. Einige Quilts können Hunderte oder sogar Tausende von Dollar einbringen. (Hinweis: Diese Aktivität erfordert möglicherweise eine Vorausplanung von acht bis zehn Monaten.)

5. Erstellen Sie im Voraus ein Familienkochbuch, ein Gedächtnisbuch, ein Genealogie-Buch, ein Band zur mündlichen Überlieferung usw. und verkaufen Sie es bei der Zusammenkunft.

F. Wir haben eine lange Präsentation über unsere Familiengeschichte geplant. Wie können wir alle Kleinkinder beschäftigen, während ihre Eltern sich mit den Wurzeln der Familie befassen?

A. Bitten Sie einige Jugendliche aus Ihrem Clan, die jüngeren Kinder abwechselnd zu betreuen (z. B. halbstündige Aufenthalte). Sie können sogar eine geringe Gebühr vereinbaren. Halten Sie die Kinder in der Nähe (in einem Nebenraum) und stellen Sie ausreichend Spielzeug, Bücher, gesunde Snacks, Windelwechselutensilien, Blasen und Spiele zur Verfügung. Schauen Sie gelegentlich nach (wenn möglich, ohne gesehen zu werden) und lassen Sie sich von den Babysittern anrufen, wann immer Sie gebraucht werden. (Mobiltelefone sind zu diesen Zeiten praktisch.) Planen Sie bei Wiedervereinigungen, die länger als einen Tag dauern, Diskussionen zur Familiengeschichte für die Nacht, wenn Kinder im Bett sind. Stellen Sie Babysitter ein (entweder Familienmitglieder oder einen Babysitter-Service), um bei ihnen zu bleiben und Sie bei Problemen zu kontaktieren.

Q. Wir möchten, dass sich unsere Teenager als Teil der Wiedervereinigung fühlen. Irgendwelche Vorschläge?

A. Teenager scheinen sich zu langweilen, wenn sie ein Wochenende mit Verwandten verbringen, die sie kaum kennen, aber es gibt viele Möglichkeiten, ihnen das Gefühl zu geben, dass sie gebraucht und involviert werden. Versehen Sie sie zuerst mit Aufträgen wie dem Stopfen und Stempeln von Umschlägen, dem Zusammenstellen von Wiedersehenspaketen, dem Herstellen von Schildern und Bannern, dem Dekorieren von Räumen, dem Verkaufen von T-Shirts und dem Arbeiten als Kellner.

Wählen Sie einen Ort mit vielen Aktivitäten für die Jüngeren (z. B. Tennis, Schwimmen, Fahrgeschäfte im Vergnügungspark, Radfahren, Bowling usw.). Stellen Sie sicher, dass Sie das Wiedersehen mit einer Vielzahl von Mixern mit mehreren Generationen planen, damit sich Jung und Alt kennenlernen. Sport, Tanzen, Staffelläufe, Geschichtenerzählen für Familien, Talentshows und Spaziergänge in der Natur sind großartige Möglichkeiten, um das Eis zu brechen. Erwarten Sie nicht, dass Jugendliche Babysitten, besonders für längere Zeit. (Zehn- bis 13-Jährige sind möglicherweise eher bereit.) Planen Sie Babysitting im Voraus und beauftragen Sie professionelle Babysitter von außerhalb der Familie, wenn dies erforderlich ist.

Zum Schluss sollten Jugendliche in Diskussionen über Familiengeschichte einbezogen werden. Einige Familien entwickeln Spiele wie Jeopardy, Trivial Pursuit oder Who Wants to be Millionaire ?, basierend auf ihrer Familiengeschichte. Eine gute Ressource ist Spaß und Spiele für Familienfeiern von Adrienne Anderson (Reunion Research, 1996). Sie könnten auch ältere Kinder dazu bringen, ein Video von der Wiedervereinigung zu erstellen oder Fotos zu machen. Einige Lehrer sind möglicherweise bereit, Teenagern, die Familienmitglieder interviewen und Aufsätze über ihre Vergangenheit schreiben, zusätzliche Anerkennung zu zollen.

Frage: Wie kann ich bestimmte Familienmitglieder, die sich als "Außenseiter" fühlen (z. B. Singles, Verwandte ohne Kinder, Witwen), zur Teilnahme ermutigen?

A. Beziehen Sie sie von Anfang an in die Planung des Wiedersehens ein. Die Arbeit in Komitees kann das Eis brechen und die Bindungen stärken, bevor die Wiedervereinigung beginnt. Helfen Sie ihnen bei der Wiedervereinigung, sich auf Aktivitäten einzulassen, die zu ihnen passen (z. B. besondere Talente wie Musik oder Kunsthandwerk, Aufzeichnen der Familiengeschichte, Unterhalten kleiner Kinder usw.).

F. Mein Mann sagt, er hasse Wiedervereinigungen. Wie kann ich ihm diesen Spaß machen?

A. Sehr oft gehen Verwandte, die in die Herde heiraten, lieber auf heißen Kohlen, als ein Wochenende lang mit Tante Inga und Onkel Jack zu plaudern. Hier sind einige Möglichkeiten, um die Tage zu retten:

  • Erwarten Sie nicht, dass er zu jeder geplanten Veranstaltung kommt. Lass ihn etwas Zeit in Ruhe, weg vom Getümmel.
  • Widerstehen Sie dem Plaudern über alte Zeiten und erzählen Sie "innere" Witze, ohne Ihren Ehepartner einzubeziehen.
  • Schließen Sie Wiedervereinigungsaktivitäten ein, die Ihr Ehemann genießen kann (z. B. Schwimmen, Golf, Angeln, Sport).
  • Bitten Sie ihn, sich mit anderen "Schwiegereltern" zusammenzutun, um einen Braten - oder Toast - für die Familie zu veranstalten (z. B. "Die 10 Hauptgründe, warum wir die weiße Familie geheiratet haben, sind ...").
  • Erwarten Sie nicht, dass er sich an den Namen oder die Beziehung eines jeden erinnert.
  • Geben Sie ihn nicht freiwillig für verschiedene Aufgaben frei, ohne ihn vorher zu fragen.
  • Und vor allem soll er sich geliebt, gewollt und ein Teil der Familie fühlen.