So organisieren Sie Dateien

Wenn Sie ein System zur Verwaltung des Papierzuflusses entwickeln, behalten Sie die Kontrolle. Erfahren Sie, wie Sie Dateien und wichtige Dokumente organisieren und lernen Sie die guten Gewohnheiten kennen, mit denen Sie den Papiertiger dauerhaft zähmen können.

Zentraler Posteingang Bestimmen Sie einen Ort für alle eingehenden Papiere - Post, Quittungen, Schulzeitungen, Flyer, alles. Ein einzelner Stapel schlägt, auch wenn er beträchtlich ist, mehrere kleinere, die sich im Haus ansammeln.

Aktionsdatei Durchsuchen Sie Ihren Posteingang täglich nach Artikeln, die Aufmerksamkeit benötigen. Sortieren Sie sie nach Dringlichkeitsstufe in eine dreiteilige "Aktionsdatei". Bewahren Sie die Datei im Freien auf, damit Sie nicht vergessen, sie häufig zu überprüfen.

Abfallstation Bewahren Sie einen Aktenvernichter, einen Papierkorb und einen Mülleimer in Reichweite auf, damit Sie unerwünschtes Papier sofort nach dem Betreten des Hauses wegwerfen können, bevor es in den Posteingang gelangt.

Archiv Wenn es der Platz erlaubt, sollten Sie ein Archiv für Dokumente haben, die keine Aktion benötigen, sondern nur archivieren. Wenn nicht, sammeln Sie die zu archivierenden Papiere in einer leicht zugänglichen Box oder einem Ordner. Übertragen Sie sie monatlich in eine langfristige Lagerung, wo immer dies möglich ist.

Organisieren Sie wichtige Dokumente

Organisatorin Charlotte Steill von Simply Put Organizing verfügt über ein cleveres System zum Identifizieren, Speichern und Behandeln von Dokumenten, die Aufmerksamkeit benötigen, in nur wenigen Minuten pro Tag:

1. Richten Sie eine Aktionsdatei ein. Entscheiden Sie, welcher Typ von dreiteiligem Dateicontainer zu Ihrem Organisationsstil und dem verfügbaren Speicherplatz passt. Beschriften Sie die Abschnitte "Jetzt ausführen", "Später ausführen" und "Ausstehend".

Tipp: Das System, das Sie für Ihre Aktionspapiere eingerichtet haben - eine Akkordeon-Datei, ein Draht-Desktop-Sortierer, stapelbare Schubladen und farbige Ordner - sollte Ihrem Ablagestil entsprechen. Wenn Sie ein Stapel sind, benötigen Sie eine visuelle Erinnerung, um mit Papieren umzugehen. Durchsichtige Stapelbehälter aus Kunststoff aus einem Geschäft für Bürobedarf zeigen Ihnen, wann Sie in den einzelnen Kategorien Maßnahmen ergreifen müssen. Wenn Sie ein Filer sind, mögen Sie alles an seinem Platz mit minimaler visueller Unordnung. Eine Desktop-Aktenbox mit drei beschrifteten Ordnern sorgt dafür, dass die Objekte in der Nähe bleiben, aber ordentlich aussehen.

2. Sortieren Sie Ihren Posteingang. Fragen Sie sich für jeden Artikel in Ihrem Posteingang: Was ist die nächste Aktion, die wann ausgeführt werden muss? Die Antwort fordert Sie auf, sie in eine der folgenden Kategorien einzureichen:

  • "Jetzt tun" beinhaltet alles, woran Sie in der nächsten Woche arbeiten müssen. Beispiele: zu bezahlende Rechnungen, Erlaubnisscheine, Partyeinladungen mit RSVPs
  • "Später erledigen" enthält Elemente, auf die Sie in den nächsten drei Monaten reagieren möchten. Beispiele: Urlaubsflieger, ein Refinanzierungsangebot Ihrer Bank, ein Katalog, in dem Sie etwas kaufen möchten
  • "Ausstehend" beinhaltet alles, worauf Sie eine Antwort erwarten. Beispiel: Quittung für einen noch nicht eingetroffenen Versandkauf

Alles andere in Ihrem Posteingang ist wahrscheinlich ein Archiv- oder Nachschlagewerk. Archivpapiere wie Kontoauszüge gehören in den Aktenschrank. Kein Heimbüro? Verstecken Sie einen Aktenschrank unter einer mit Stoff bezogenen Konsole in Ihrem Wohn- oder Esszimmer. Machen Sie zur Steuerzeit den Zeitungen des kommenden Jahres Platz, indem Sie alte Dokumente in eine Akkordeonakte verschieben. Verschieben Sie die Datei anschließend in einen anderen Speicherort.

3. Pflegen Sie Ihre Aktionsdatei "Stellen Sie sich das als lebendiges, atmendes Ding vor, wie einen Fisch, der jeden Tag gepflegt werden muss", sagt Steill. Gehen Sie wie folgt vor, um mit eingehenden und in Ihrer Aktionsdatei wartenden Papieren Schritt zu halten, damit nichts durch die Ritzen fällt:

  • Jeden oder jeden zweiten Tag: Sortieren Sie die Papiere aus Ihrem Posteingang in die Aktionsdatei. Öffnen Sie auch Ihre Do Now-Datei und gehen Sie bei den zeitkritischsten Elementen schnell vor.
  • Einmal pro Woche: Besuchen Sie Ihre Do Later-Datei und führen Sie alle möglichen Aktionen aus, indem Sie Elemente in andere Dateien in Ihrem System oder in den Papierkorb verschieben. Werfen Sie einen Blick auf "Ausstehend" und folgen Sie den Anforderungen. Wenn sich die Probleme von selbst lösen, recyceln Sie das Papier oder legen Sie es für die Langzeitlagerung beiseite.
  • Einmal im Monat: Verschieben Sie Archivpapiere in Ihre Langzeitspeicherlösung.

Datei Verschiedene Papiere

Lassen Sie nicht zu, dass all die diversen Papiere, die Sie sparen möchten, Ihren Posteingang verstopfen oder sich im Haus stapeln. Halten Sie sie griffbereit, aber mit diesen Ideen nicht im Blickfeld.

Artikel, die Sie lesen möchten Bewahren Sie einen Dokumentenumschlag in Ihrem Auto oder in Ihrer Tasche auf, damit Sie während des Wartens lesen können.

Inspirations- und Referenzseiten aus Magazinen Speichern Sie diese Seiten in einem Akkordeonordner mit Beschriftungen für jede Kategorie, z. B. Dekorationsinspirationen oder Dinner-Ideen.

Coupons und Quittungen Bewahren Sie eine Coupon-Brieftasche mit Trennwänden in Ihrer Handtasche oder Ihrem Auto auf.

Kinderkunst und Schularbeiten Eine Deckeldose in einem praktischen Regal eignet sich perfekt für die Aufbewahrung von Schularbeiten. Sammle hier Tageszeitungen, während du entscheidest, ob sie Bewahrer sind.

Anleitungen und Garantien Bewahren Sie diese Informationen im selben Raum wie das Produkt in einem Zeitschriftenhalter auf, wenn Sie mehrere Handbücher aufbewahren. Heften Sie die Quittungs- und Garantiekarte auf den Umschlag.

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